Zanim się spotkamy, chcemy pokazać, jak podchodzimy do Państwa projektu od strony technicznej i gdzie planujemy skoncentrować największe zasoby. To nie jest ogólna oferta, tylko odpowiedź na Państwa dokument koncepcyjny, punkt po punkcie. Efektem ma być jeden system, który zastąpi Navigatora.
Cały system budujemy jako zestaw współpracujących ze sobą modułów. Każdy obszar jest odrębnym, dobrze zdefiniowanym komponentem, ale jego wartość wynika ze spójnego współdziałania całości. Szacujemy realizację na 8–12 miesięcy i uważamy to za realistyczne założenie dla projektu tej skali. Cel jest prosty: platforma ma być centralnym miejscem zarządzania firmą Matfill. Klienci, rezerwacje, ceny, finanse i windykacja w jednym systemie, który zastąpi Navigatora.
Konta firm z weryfikacją statusu, samodzielne rezerwacje, anulacje i zmiany, historia, faktury, subkonta pracowników bez Państwa akceptacji.
Formularz, e-mail, WhatsApp i SMS. Każdy kanał przyjmuje rezerwację, a numer bookingu wraca tym samym kanałem.
Warstwa adapterów: API, e-mail, pośrednicy, strony www. Jeden wspólny interfejs dla całego systemu.
Automatyzacja bookingów e-mailowych, parsowanie wiadomości klientów, weryfikacja ADR, aktualizacja cenników BAF.
Zarządzanie rezerwacjami w oczekiwaniu, ponowienia, timeouty, kolejka spraw dla pracownika. Serce systemu.
Rejestr miejsc rezerwowanych do przodu z odliczaniem czasu i alertami przed karą NO-SHOW.
Trzy role: Pracownik, Pracownik Płatności i Admin, z precyzyjnie rozdzielonymi uprawnieniami i statystyką marżowości.
Zaczytywanie faktur armatorów, łączenie z rezerwacjami, faktury zbiorcze, KSeF, automatyczna windykacja.
Przeanalizowaliśmy Państwa rozpiskę wszystkich armatorów. Zróżnicowanie kanałów, od API przez e-mail po systemy pośredników, jest wyzwaniem samym w sobie. Dlatego każdy kanał obsługujemy dedykowanym adapterem, a system traktuje je wszystkie tak samo.
Pełna automatyzacja: rezerwacja, anulacja, zmiana i status w czasie rzeczywistym.
AI wysyła zapytanie, czeka na odpowiedź, wyciąga numer rezerwacji i przekazuje go klientowi. Człowiek potrzebny jest tylko przy wyjątkach.
Te rezerwacje na początek celowo zostawiamy pracownikom. System je rejestruje, kolejkuje i pilnuje do fakturowania, ale samą rezerwację wykonuje człowiek. Wybór podejścia należy do Państwa: gdy zobaczymy, jak ten proces wygląda w praktyce, możemy go zautomatyzować, jeśli komunikacja z pośrednikiem idzie e-mailem, WhatsAppem lub SMS-em. Jeśli odbywa się telefonicznie, automatyzacji nie zalecamy. Przy Państwa przyzwoleniu chętnie pochylimy się nad tym w finalnej wersji projektu.
Rezerwacje przez panele armatorów na Państwa kontach, z asystą systemu: dane wstępnie wypełnione, a wynik wraca do aplikacji i do historii klienta.
To obszar, na który chcemy zwrócić szczególną uwagę. Jest mniej oczywisty niż integracje, ale naszym zdaniem kluczowy dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Armator może nie odpowiedzieć na e-mail przez godziny. API może zwrócić timeout. Pośrednik może potwierdzić z opóźnieniem. System musi przez cały ten czas zachować spójność: zero duplikatów, zero zgubionych rezerwacji, zero cichej awarii. Planujemy poświęcić temu sporo czasu projektowego i robimy to świadomie.
Rezerwacja trafia do systemu dowolnym kanałem i dostaje unikalny identyfikator.
System wysyła zlecenie do armatora i czeka na odpowiedź, a klient na bieżąco widzi status.
Brak odpowiedzi lub timeout? Automatyczne ponowienia wg harmonogramu, z zabezpieczeniem przed duplikatem.
Gdy automatyka wyczerpie próby, sprawa trafia do kolejki pracownika z pełnym kontekstem i alertem PUSH/WhatsApp/SMS.
Numer bookingu wraca do klienta tym samym kanałem i zapisuje się w historii konta.
Każde zlecenie do armatora ma unikalny klucz. Nawet jeśli system ponowi wysyłkę, rezerwacja u armatora powstanie tylko raz.
Rezerwacja, z którą system sobie nie poradził, nigdy nie znika. Zawsze ląduje w kolejce spraw z pełną historią prób i przyczyną błędu.
Klient i opiekun widzą status na każdym etapie: przyjęta, oczekuje, potwierdzona, kierowca pobrał bilet, auto w porcie.
Państwa klienci nie piszą formularzami, tylko tak, jak piszą do Andrzeja. System AI musi to obsłużyć. Pokazujemy na przykładach wprost z Państwa dokumentu:
AI sięga do historii rezerwacji klienta, znajduje wczorajszą przeprawę Polska→Szwecja na te numery rejestracyjne, proponuje rezerwację powrotną z kompletem danych i prosi tylko o potwierdzenie terminu. Jeśli czegoś brakuje lub coś jest niejednoznaczne, dopytuje albo kolejkuje do pracownika. Nigdy nie zgaduje.
AI rozpoznaje, że wiadomość nie jest rezerwacją, odpowiada naturalnie i grzecznie kieruje rozmowę na temat przeprawy. Gdy klient ewidentnie chce rozmawiać z człowiekiem, przekazuje wątek do opiekuna. Klient nie czuje, że rozmawia ze ścianą. Styl agenta dostosujemy też do Państwa potrzeb: jeśli chcą Państwo, żeby agenci AI w poszczególnych konwersacjach odpisywali luźnym, swobodnym tonem, możemy to ustawić.
Agent AI prowadzi pełną korespondencję z armatorami e-mailowymi: wysyła zapytanie, interpretuje odpowiedź, wyciąga numer rezerwacji, odsyła go klientowi.
Okienko „sprawdź, czy ADR może płynąć”: AI przygotowuje i wysyła zapytanie do armatora z danymi ADR, monitoruje odpowiedź i informuje klienta przed rezerwacją.
Podstawa stała + zmienny comiesięczny dodatek paliwowy, inny u każdego armatora. Automatyzujemy aktualizację cenników, z obsługą cen indywidualnych dla klientów i relacji „egzotycznych”. Zmiany zatwierdza wyłącznie Pracownik Płatności.
Integracja z danymi AIS (MarineTraffic ↗): klient wybierając relację widzi, gdzie aktualnie jest jego prom i czy są opóźnienia. Do tego informator o anulacjach (np. sztorm) przez SMS/e-mail.
Po analizie dostępnych rozwiązań jako serwis księgowy najlepiej wypadł inFakt ↗. Kluczowym kryterium wyboru było jego otwarte, rozbudowane API. Dzięki temu możemy w pełni zintegrować go z naszą platformą: system zaciąga dane z rezerwacji klienta, przesyła je do inFaktu, a algorytm wystawia fakturę na podstawie rezerwacji potwierdzonej przez pracownika (Admina) i przekazuje ją dalej do KSeF. inFakt pełni przy tym rolę centralnego źródła prawdy o danych finansowych, zarówno po stronie aplikacji, jak i agenta windykacyjnego.
Faktury PDF od armatorów są zaczytywane do aplikacji i łączone z rezerwacjami (po numerze bookingu, a gdy go brak, po numerze pojazdu). Dane z potwierdzonej rezerwacji trafiają przez API do inFaktu, który wystawia fakturę i przekazuje ją do KSeF. Faktury wystawiane są zbiorczo: kilka przepraw klienta w okresie = jedna faktura.
System automatycznie przygotowuje faktury na podstawie danych zapisanych w aplikacji: zaciąga nazwę klienta, NIP, adres, kwotę, opis usługi, termin płatności i opiekuna, a następnie tworzy pozycję w kolejce faktur oczekujących na zatwierdzenie. Opiekun klienta widzi wszystkie kluczowe dane i ma cztery opcje: zatwierdź i wyślij, edytuj, wstrzymaj albo odrzuć do poprawy. Dopiero po zatwierdzeniu dane trafiają przez API do inFaktu, który wystawia fakturę, a system zapisuje jej numer, status i PDF. Fakturowanie jest szybkie, ale do końca kontrolowane przez osobę odpowiedzialną za klienta. Możemy zrobić ten krok w pełni automatycznie; rekomendujemy start z zatwierdzaniem i zdjęcie go po ok. 3 miesiącach czystej praktyki.DO SPRAWDZENIA ZATWIERDZONA WYSŁANA DO INFAKT WYSTAWIONA BŁĄD DANYCH ANULOWANA
Faktury trafiają automatycznie do Krajowego Systemu e-Faktur (ksef.podatki.gov.pl ↗). Projektujemy to od początku, nie jako dodatek na końcu.
Dzięki integracji z inFaktem system na bieżąco widzi listę niezapłaconych faktur i pokazuje ją wprost w aplikacji. Z tego poziomu nasz AI windykator wysyła stosowne przypomnienia o płatnościach, a przy dłuższej zwłoce eskaluje sprawę i zarządza blokadami klientów. Odblokować zadłużonego klienta może wyłącznie Pracownik Płatności.
Status blokady widoczny dla pracownika przy każdej próbie bookingu + planowana integracja z KRD ↗, by widzieć zadłużenie firmy zanim stanie się Państwa problemem.
Po automatyzacji fakturowania Admin widzi marżowość per pracownik, per firma i ogółem, w dowolnych okresach. To dane do zarządzania zespołem, nie tylko księgowość.
Podgląd live wszystkich rozmów w jednej skrzynce. WhatsApp, SMS, e-mail i formularz ze strony spływają do jednego panelu komunikacji. Każdy kanał dostarcza wiadomości do systemu przez webhooki, więc rozmowy pojawiają się w czasie rzeczywistym, bez odświeżania. Pracownik widzi, które wątki prowadzi agent AI, i może przejąć rozmowę jednym kliknięciem. Do każdej rozmowy dopisuje notatki wewnętrzne i tagi, a rozmowę można przypisać do konkretnego opiekuna. W razie potrzeby na tej samej zasadzie podepniemy też Messengera, Instagram DM, Vibera czy Telegram.
Rejestr miejsc rezerwowanych do przodu na wirtualne numery rejestracyjne. System odlicza czas i alarmuje (np. „25 h do wskazania poprawnych numerów”). Koniec z ręcznym pilnowaniem i karami NO-SHOW.
Automatyczne flagi dla firm bez rezerwacji od 2–3 tygodni (interwał konfigurowalny). Przy Państwa liczbie klientów to realne pieniądze odzyskiwane zanim klient odejdzie.
Klienci przypisani do opiekunów, powiadomienia o nowych rezerwacjach, tryb dyżuru weekendowego. Opiekun na dyżurze może przejąć cały system: widzi wszystkich klientów, wszystkie rozmowy i rezerwacje, i obsługuje je tak, jakby były jego własne. Po dyżurze wszystko wraca do stałych przypisań. W normalnej pracy w tygodniu opiekun widzi tylko swoich klientów i swoją marżowość. Marże innych opiekunów są dla niego niewidoczne.
SMS podpinamy przez sprawdzone API, np. Twilio ↗, Infobip ↗ lub Vonage ↗. Wiadomości przychodzące i statusy dostarczenia trafiają do systemu przez webhooki, dokładnie tak samo jak WhatsApp Business Platform czy kanały Meta. Jeden mechanizm, wiele kanałów.
Rezerwacje spoza aplikacji (TRANS, telefon) pracownik nanosi na konto klienta w kilka kliknięć, co jest kluczowe dla późniejszego fakturowania. W aplikacji jest dosłownie wszystko.
System odlicza czas do wskazania poprawnych numerów rejestracyjnych dla każdego slota i sam pilnuje terminów, zanim pojawi się ryzyko kary NO-SHOW.
Bezpieczeństwo traktujemy jako priorytet bezwzględny od pierwszego dnia: ochrona danych firm, zarządzanie dostępami (User → Pracownik → Pracownik Płatności → Admin), integralność danych finansowych i statusów klientów, zgodność z RODO, pełny dziennik zdarzeń. Architekturę systemu projektujemy tak, by każdy dział i każdy pracownik miał dokładnie te dostępy, które są mu potrzebne do pracy, i ani jednego więcej. To fundament, nie element dodawany na końcu.
Największy polski operator data center, bardzo dobra opinia w środowisku, niskie opóźnienia dla ruchu krajowego, pełna zgodność z RODO.
~ 400–1100 zł netto/mies.
serwer dedykowany, zależnie od konfiguracji i długości umowy
Polski hosting z wieloletnią obecnością na rynku. Opcja, jeśli preferują Państwo lokalizację inną niż Warszawa, przy zachowaniu danych w kraju.
~ 30–200 zł netto/mies. za VPS
serwery dedykowane zarządzane zwykle 400–800 zł, wycena indywidualna
Serwery dedykowane w europejskich centrach danych grupy OVHcloud. Najniższy koszt, lokalizacje w UE do wyboru, w tym Warszawa.
~ 50–400 zł netto/mies.
linia KS od ok. 50 zł, serwery klasy produkcyjnej (SYS) ok. 150–400 zł
Platformę wymiarujemy pod 10 000 rezerwacji miesięcznie. Przy tej skali wąskim gardłem nie jest baza danych, tylko przetwarzanie dokumentów PDF, kolejki i agenci AI, dlatego moc idzie tam, gdzie faktycznie pracuje. Konfiguracja jest skalowalna: zasoby można dokupić w trakcie, bez przebudowy systemu.
8 vCPU · 16 GB RAM · kolejki, agenci AI, parsowanie PDF
4 vCPU · 16 GB RAM · PostgreSQL · dysk 200 GB fast 8000 IOPS
100 GB · standard 2000 IOPS
500 GB · standard · PDF-y faktur od armatorów, załączniki, ~150–200 GB rocznie
4 vCPU · 8 GB RAM · 100 GB · staging od pierwszego miesiąca prac
Codzienny snapshot poza maszyną produkcyjną
24 miesiące · dobra stawka, a po roku produkcji negocjujemy kolejną umowę na realnych danych, nie szacunkach
Ta strona to nasza odpowiedź na Państwa koncepcję, punkt po punkcie: jeden system do zarządzania całą firmą Matfill, w miejsce Navigatora. Na spotkaniu przejdziemy przez pytania otwarte i doprecyzujemy wycenę poszczególnych faz.
DOŁĄCZ NA SPOTKANIE · 11.06.2026 · 10:00 ↗